Cum îmi pot face cont
- Faceți click pe app.quickfileapp.com.
- Dacă aveți cont Google puteți face click direct pe butonul
după care acordați permisiunea când sunteți solicitat. Veți fi redirecționat spre noul dvs spațiu de lucru și veti fi solicitat să acceptați termenii și condițiile de utilizare. - Dacă doriți să vă înregistrați cu un email, faceți click pe
- Introduceți email-ul și parola și executați click pe butonul Register. Veți primi un email cu un link de activare a contului. Faceți click pe el și veți putea intra în cont, după ce acceptați termenii și condițiile de utilizare
Ce sunt indecșii și cum mă ajută să mă orientez în spațiul de lucru
La fel cum într-o bibliotecă poți găsi cartea căutată și după numele cărții și după numele autorului și în QuickFile te poți orienta după mai mulți indecși:
- Directoare / Subdirectoare
- Subiecte (Topics) – care descriu la ce se poate referi dosarul
- Entități (Entities) – care descriu la cine se referă dosarul
- Perioade (Periods) – care clasifică dosarele pe perioade
Doar în cazul directoarelor se pot crea și subdirectoare.
Puteți crea orice structura de directoare, subiecte, entități, le puteți redenumi oricând.
Atunci când selectați un index, în listă vor apărea toate dosarele asociate cu acesta.
Pentru a putea șterge un index e obligatoriu ca niciun dosar să nu îl aibă de referință.
Cum pot crea un dosar nou
- 1. După ce vă logați sunteți redirecționați pe pagina principală (dashboard)
- 2. Faceți click pe butonul:
- 3. Introduceți titlul și selectați valori pentru indecși în form-ul ce apare:
- 4. Faceți click pe: Confirmare
- 5. Selectați unul dintre indecșii asociați dosarului nou din lista din stânga și veți putea vedea dosarul în listă
Cum adaug fișiere noi în dosar.
- Deschideți dosarul făcând click pe numele lui din listă
- Faceți click pe din dreapta sus.
- Selectați fișierele și executați click pe butonul Open
- Așteptați până se încarcă fișierele
- Fișierele PDF vor putea fi văzute imediat. Pentru celelalte tipuri de fișiere ce pot fi vizualizate va trebui să așteptați puțin până se convertesc.
- Deschideți dosarul făcând click pe numele lui din listă
- Faceți click pe în dreapta sus.
- Introduceți numele sau descrierea fișierului
- Pentru a încărca fișierul faceți click pe .
Cum import fișiere din alte dosare
- Selectați dosarul în care doriți să importați fișiere.
- Executați click pe aflat deasupra listei de fișiere în partea dreaptă.
- După ce apare fereastra introduceți un text pentru a căuta fișierele pe care doriți să le importați.
- Executați click pe unul din butoanele Mută / Copiază.
Cum export fișiere în alte dosare
- Selectați dosarul din care vreți să exportați fișiere
- Selectați fișierele pe care doriți să le exportați.
- Faceți click pe săgeata din dreapta
- După apariția ferestrei căutați după nume dosarul unde doriți să le exportați sau creați un dosar nou
- Executați click pe unul din butoanele Mută / Copiază
Cum pot șterge fișiere
- Selectați dosarul din care doriți să ștergeți fișiere
- Selectați fișierele pe care doriți să le ștergeți
- Executați click pe icon-ul Bin
O metodă alternativă este să treceți cu mouse-ul (hover) peste fișierul pe care…
Cum pot vizualiza un fișier
- Pentru a vizualiza un fișier e important ca acesta să fie pdf sau convertibil în pdf
- Treceți cu mouse-ul (hover) peste fișierul pe care doriți să-l vizualizați si executați click pe icon
Cum pot construi, vizualiza și descărca imaginea dosarului
- Selectați dosarul și executați click pe icon-ul din panel-ul din stânga
- Din lista de dosare selectați dosarele pe care doriți să le construiți și executați click pe din partea de sus a listei
Construcția dosarelor va lua ceva timp.
Pentru vizualizare faceți click pe icon-ul
Pentru a descărca dosarul astfel construit executați click pe icon-ul
Cum pot modifica titlul și indecșii unui dosar
- Selectați dosarul din listă
- Executați click pe icon
- După apariția form-ului puteți modifica titlul sau indecșii
- Executați click pe Confirmare
Cum pot muta / copia(clona) dosare
- Selectați dosarele pe care doriți să le mutați
- Executați click pe icon-ul sageată spre dreapta
- După apariția form-ului selectați noile valori pentru indecși
- Executați click pe Move / Copy
Cum caut în arhivă
Selectați icon-ul dacă doriți să căutați în titluri sau dacă doriți să căutați în textul fișierelor. Introduceți textul căutat și tastați enter. Selectați din lista apărută și veți fi redirecționat către dosarul căutat.
De ce uneori datele iau mai mult timp să se încarce
Datorită modului de implementare a serviciului în cloud – serverless, serviciul se oprește dacă nu e utilizat de nimeni o perioadă de timp, iar restartarea lui durează câteva zeci de secunde.
Pentru o funcționare mai rapidă vă recomandăm soluția on-premises.
Cum import o arhivă existentă în QuickFile.
Pentru a importa fișierele într-o formă organizată este important ca acestea să fie deja organizate într-o structură de foldere.
- Arhivați în format zip directorul rădăcină.
- Executați click pe butonul
- Selectați fișierul zip
- Așteptați până la terminarea importului și construcția dosarelor
- Selectați din stânga directorul IMPORTED și veți vedea dosarele apărând în listă
Cum adaug un colaborator
Selectați butonul cu poza de profil din dreapta sus
Din meniu selectați Management și veți fi redirecționați către pagina respectivă
Din lista de spații de lucru selectați-l pe cel unde vreți să adăugați colaboratorul
Executați click pe Permiteți editarea pentru a putea adăuga email-ul colaboratorului
Introduceți email-ul si executați click pe +
Colaboratul dvs va primi un email cu un link de activare și va fi adăugat la spațiul de lucru
Cum gestionez permisiunile unui colaborator
După ce ați adăugat colaboratorul, acesta va apărea în listă
Aici puteți modifica rolul lui selectând din listă rolul dorit: admin, member, owner (dacă-l schimbați în owner nu va mai fi spațiul dvs de lucru)
Dacă selectați admin nu mai e necesar să setați permisiunile pentru că un admin poate vedea și modifica orice dosar
Dacă doriți să restricționați accesul la dosare, ce poate vedea și/sau modifica, executați click pe icon-ul din dreapta Setare permisiuni
Citiți cu atenție explicațiile din fereastra care vă apar, care vă vor dirija pas cu pas în setarea permisiunilor.
Cum fac backup și restaurez dosarele
Când selectați backup-ul va apărea lista de dosare. Pentru a restaura dosarele, selectați-le din listă și executați click pe Pentru a vizualiza lista de fișiere dintr-un dosar, executați click pe
Cum fac backup și restaurez un spațiu de lucru
Pentru a restaura spațiul de lucru, executați click pe Pentru a șterge backup-ul, executați click pe Pentru a descărca backup-ul, executați click pe Vor fi descărcate una sau mai multe arhive.
Cum pot restaura un backup al unui spațiu de lucru salvat local
Cum pot avea mai multă securitate pentru datele mele
Puteți beneficia de QuickFile în mai multe variante:
- Varianta publică în cloud – nivel redus de securitate – abonament
- Varianta privată în cloud – nivel mărit de securitate – licență
- Varianta on premises (pe serverele dvs) – nivel maxim de securitate – licență
Cum pot să-mi organizez un flux de lucru (workflow)
Vă recomandăm următoarea soluție:
- definiți etapele fluxului de lucru
- creați directoare pentru fiecare etapă
- particularizați pentru fiecare colaborator permisiunile de lucru pe dosare pentru fiecare etapa/director
Cum pot să creez un dosar template
Orice dosar poate fi folosit ca template după care poate fi clonat.
Pași recomandați:
- Creați un director cu numele Templates
- Creați un dosar nou
- Adăugați intrările de fișiere pe care trebuie să le conțină dosarul (adeverințe, acte …)
- În caz că dosarul trebuie să conțină și formulare care trebuie completate, încărcați aceste formulare (format docx dacă e posibil)
Clonați dosarul când aveți nevoie
Cum mă ajută generatorul de documente
Generatorul de documente vă ajută să economisiți timp prețios atunci când aveți de completat același formular (template) cu date pentru mai multe persoane sau firme de exemplu.
Exemplu implementat: adeverință de salariat.
Vezi video
